第一部分  公文管理制度

第二部分  会议制度

第三部分  值班管理制度

第四部分  档案管理制度

第五部分  固定资产管理制度

第六部分  办公用品管理制度

第七部分  卫生管理制度

第八部分  重要证件管理制度

第九部分  合同管理制度

第十部分  保密制度

第十一部分  车辆管理和安全制度

第一部分  公文管理制度 

 第一条  上级来文管理

1、来文受理。凡上级下发的各类文件，同意由综合办公室文秘人员负责签收、登记、传阅和保管。公司人员出席会议带回的文件，要及时送交综合办公室进行文书处理。其他各部门、所属各企业均不得受理来文。

2、文件传阅。文件登记后，文书人员要立即根据文件的密级、急缓程度进行分类整理，由综合办公室主任及相关领导批办后，按照批办意见办理。传阅急件应立即阅批，缓件一般不超过三天。

3、文件借阅。因工作需要借阅文件者，一般提供复印件，如需借阅原件，要严格履行借阅手续，时间一般不超过一周，用完后要及时送还，严防丢失。

4、保密。文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中。对国家秘密文件复印要注意以下保密事项：

（1）复印国家秘密文件，必须执行严格的审批、登记制度，并指定专人负责；

（2）“绝密”文件和中央领导同志的内部讲话记录，发文部门规定不准翻印的文件，未经原发文机关批准不得自行复印；

（3）严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿；

（4）严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印；

（5）对复印的国家秘密文件要与原文件一样进行严格管理。

第二条  发文管理

1、制发各类公文，坚持“从严、从实、从少”的原则，精简文件、简报数量和字数。

2、审核、签发。所有文件一律经本部门负责人初审、分管董事复核后，最后报党委书记或董事长签发。

3、文件编号。所有文号由综合办公室统一编号。

4、文件印制。所有文件和材料由撰文部门指定监管文件的专人负责校对，经综合办公室文秘人员校版、编号后，由撰文部门装订、发放。

第三条  文件存档

1、立档范围。所有来文、发文，重要的简报，以及有关音像资料

2、立档要求。以党委发文、董事会、综合办名义发文以及所有来文文件均由公司综合办公室立卷归档，各部门应积极予以配合。其他文件的立卷归档工作由所属各部门和企业负责。

第四条  文件打印

1、打印、复印的文稿，必须严格控制份数，杜绝浪费。

2、在打印、复印秘密级以上文件时，严禁无关人员在场，打印、复印完毕，废件要立即销毁。

第二部分  会议制度 

第一条  为加强公司会议管理规范化、有序化，提高会议质量，完成公司的统一目标提高工作效率和工作灵活性，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条  会议通知会议时间，会议名称，会议议题，地点，参会人员所带资料及参会人员通知途径。

第三条  会议组织

1、各部门内部会议由各部门负责人自行组织，综合办予以协助。

2、公司会议由综合办负责会议的组织，会场纪律的管理，会议记录，紧急会议需提前半小时通知参会人员；

3、月底会议、季度会议、年度会议由综合办根据具体工作安排确定时间，提前二天通知各部门，各部门会议由各部门自行确定会议时间，报知综合办。

第四条  会议管理

1、公司会议召开前期，综合办准备好会议相关会议文件或资料，必要时进行会场布置、设备调试；

2、各部门需在会议进行中做好会议记录，做好会议纪要；

3、除各部门内部会议外，公司级会议资料由综合办整理、立卷、归档；

4、对公司级会议决定事项以及安排的工作进行跟踪、落实，以确保工作能够按时、按质、按量完成；    

5、对于没有按时出席会议而又未请假者，由综合办参照公司《事故记录处分办法》予以办理。

第五条  要求

1、公司所有的会议必须以精简、有效、节俭的原则进行； 　　

2、只有在需要时才召开会议；

3、公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批（临时会议需报综合办批准）。

4、开会前5分钟参会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭； 　　

5、会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论和大声喧哗；

6、参会人员因为特殊原因不能按时出席会议，须在会前向会议组织单位请假，得到组织单位批准后，才能请假；

7、会议中途参会人员如有急事需离开，需向会议组织人汇报事由，得到会议组织人批准后方可离开。

第三部分  值班管理制度 

第一条  为了维护公司正常工作秩序，保证公司机关安全，特制定机关安全值班制度。

第二条  工作日值班

1、每天值班安排1名值班领导和1名工作人员；值班领导和值班工作人员由综合办负责安排，实行挂牌滚动轮流值班制，每班轮换周期为星期一至星期天。  

2、每天检查公司水电暖和下班后门窗、电脑、电器关闭情况。

3、负责公司中午和下午下班后大门上锁。如遇公司领导或其他人员加班，值班工作人员不得提前离开公司。

4、值班人员要认真履行值班职责，值班期间值班人员外出办事或请假，可委托同单位他人代替值班，须向综合办公室说明，也可相互之间进行协调，值班顺序不变。

第三条  节假日值班

1、统一按照综合办的值班编排，当天值班时间为24小时(早8:30-次日早8:30)。每天值班安排3人，由一名值班总负责人、一名部门负责人带班和一名值班人员组成，值班人员要保证电话24小时畅通。

2、按规定的时间交接班，严格履行交接班手续，并认真填写值班记录。值班人员要坚守工作岗位，认真履行岗位职责，不得擅离职守，不得做与值班无关的事，不得提前离岗。

3、做好来人接待、报刊、信件的收发、电话记录等，有重要事项必须及时汇报或与有关人员联系。值班期间受领的各项任务必须做到件件有落实，事事有交待。

4、交接班前检查公司机关当日安全情况，重点查看水、电、暖是否正常，门窗是否关闭和上锁。

5、处理或报告出现的问题，对于值班期间发现的问题，要及时处理。当时无法处理的，要落实好应急措施，及时通知带班领导或值班总负责人。

6、每天打扫好公司公共区域卫生，擦洗花卉，完成领导交办的其他工作。

第四条  处罚

1、因值班人员失职造成安全事故的，按《事故记录处分办法》办理。

2、因值班人员失职造成经济损失的，除按《事故记录处分办法》处理外，需全额赔偿经济损失。

3、玩忽职守情节特别严重或造成重大损失大的，按《奖惩制度》规定解除劳动合同。

第四部分  档案管理制度 

第一条  档案管理

公司档案采取集中管理与分散管理相结合的办法进行管理，以集中管理为主，人事档案、文书档案、由综合办管理。拆迁安置档案、工程档案由项目办集中管理，财务档案由财务部管理。公司设立资料室，对长期性、永久性档案和各部门已整理归档的重要档案集中管理。公司将档案管理工作由综合办公室负责，指导各部门及下属各公司档案管理工作。

第二条  立卷归档范围

（一）上级机关、部门的公文，公司对外、对内发出的各类公文、函件；

（二）由公司形成的各类会议纪要、记录，具有重要价值或意义的典型材料、经验交流、领导讲话；

（三）职工劳动、人事档案；协议书、合同书、图片、音响资料、规章制度；

（四）会计记账凭证、报表、账本、工程项目立项报告、可行性论证、开工、消防、规划许可证、立项批复、技术资料、预决算书、图纸等。

第三条  立卷要求

（一）立卷的文件要按自然形成、保障历史联系和文件原貌的原则，分类归档。按归档要求进行装订、编号、认真填写卷内目录；

（二）公司档案按年度归档，归档资料必须搜集齐全，卷宗标题要简单准确，确定保管期限，分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。

（三）公司档案每半年整理一次，年末装订归档，最迟于次年2月底完成。

（四）工程档案：工程竣工结算办理完毕后一月之内分送归档。

（五）拆迁安置档案：本拆迁范围内拆迁户全部拆迁安置完毕后整理归档。

第四条  档案借阅

（一）借阅普通级档案，要履行登记借阅手续，查阅档案只限在办公室。查阅不能带出，必须带出的，须经办公室主任或管理档案的部门领导批准。借阅秘密档案必须经总经理签字批准，只能查阅，不准摘抄、拍照、复印，不得带出。

（二）借阅一般档案不超过五天，机密档案不超过四小时。

（三）借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得圈点、划线、涂改，未经批准不得复印。

（四）外单位查阅档案，应持介绍信，需有关部门派人陪同。

第五条  档案的销毁

（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

（二）档案达到销毁期时，由档案管理员提出书面销毁申请，交办公室主任审核经总经理批准后执行。

（三）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的销毁申请原件和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

第五部分  固定资产管理制度 

 第一条  为了加强公司固定资产管理，规范固定资产管理流程，明确在申购、采购、使用报废等各环节的权、责、利,明确部门与员工的职责，结合公司现有的实际情况，制定本管理制度。

第二条  公司固定资产的标准

本公司将单位价值在1000元以上或使用期限超过2年的，设备、器具、工具等，作为固定资产。

第三条  固定资产的分类

1、机械设备包括:电脑、打印机、传真机、复印机、电话、空调、饮水机、装订机等相关办公设备；

2、办公家具：包括保险柜、文件柜、办公桌、办公椅、茶几、沙发等；

3、其他:与公司经营、办公有关的物品。

第四条  固定资产管理

固定资产购置、验收、领用、变更、报废等，都由综合办统一管理，使用管理责任落实到部门、个人。

第五条  固定资产的申购

1、公司固定资产的申购由所需部门填写申购单，经本部门负责人、财务部门、分管领导填字审核后，由综合办备案。  

2、综合办负责购买，购买前填写清楚购买物品的品名，数量、规格、金额等计划表，由分管领导批准。

3、固定资产购回后，综合办负责验收，并填写入库单、出库单、验收单并对固定资产进行编号。

4、公司各部门在每月25日前将下月所需购置的固定资产申购单交于公司综合办。经审核完成后，综合办应在次月10日前完成采购流程，经验收合格后由所需部门领取。

第六条  固定资产使用的变更

由于员工工作变更需要变更使用人固定资产的，需填写固定资产变更单。交部门负责人审核并有分管领导审批同意后由固定资产管理部门变更。

第七条  固定资产盘点

固定资产盘点分为年中和年末2次。由资产管理部门和财务部门执行，使用部门配合执行。固定资产盘点应填写盘点表，详细反应固定资产的实有数、使用人、存放地并与账面核对，做到帐物相符，若有盘盈和盈亏，列出原因和责任，财务部门进行相应的调整。

第六部分  办公用品管理制度

第一条  为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。

第二条  为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由综合办统一负责。　

第三条  办公物品的申购采购规定，根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向综合办通报，确定申购数量。

第四条  在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求急用的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购的方式。

第五条  办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。

第六条  所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。

第七条  部门申请办公用品　办公用品原则上由公司综合办统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下，综合办有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。 　

第八条  办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：

1、消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。

2、管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

3、管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

第九条  管理和发放

1、办公用品由综合办统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定：①办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。②公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经主管领导同意。③核定的费用实行增人增费、减人减费， 各部门增人或减人，其费用由综合办根据人员变动情况进行调整。④各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由董事长、总经理特批增加该项费用。⑤办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由综合办出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。⑥各部门及各使用人的办公用品使用标准。⑦各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。⑧凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。

第十条  对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第十一条  填写清单所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。

第十二条  必须清楚地掌握办公用品库存情况，对办公用品应定期清点整理与清扫。

第十三条  印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交主管领导。

第十四条  必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品做出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)做出统计。

第七部分  卫生管理制度 

为营造一个舒适办公的环境，公司特制定卫生管理制度。

1、每组值日人员每天早上提前20分钟到达公司，按照划分的公共区域搞好环境卫生。值班人员由综合办具体编排。

2、每周擦洗公司大门玻璃，门头、展板。

3、各部门员工要自觉打扫各自的办公区域卫生，不能乱摆乱放，地板、桌凳、窗台、烟灰缸等每天要擦洗干净。确保办公区域卫生整洁干净舒适。

4、每日打扫卫生间，使用卫生间后要将便池冲洗干净无异味，纸篓倒干净，手纸放整齐，拖把挂整齐，洗手台、楼梯扶手擦干净、窗台边缘、二楼台面要确保无灰尘。

5、楼道内禁止乱放物品，严禁吐痰、乱扔垃圾、烟头。

6、当天垃圾当天清理，严禁堆放在卫生间。

7、下班前要关好电源开关，门窗、检查水龙头是否关好。

8、轮到值日的每组人员要履行好自己的值日职责，每周进行一次大扫除。

9、综合办牵头安排人员定期组织卫生检查，对各部室的卫生、楼道卫生和卫生间状况进行检查通报，并作为年终绩效考核评比的内容之一。

第八部分  重要证件管理制度 

第一条  规范公司证件管理，确保证件安全，方便证件使用，提高工作效率。

第二条  本制度所称证件包括：

①企业营业执照、税务登记证、资质证书、机构代码证等生产经营中所需的企业证件；土地证、房产证等固定资产所有权证明文件；②上级部门授予企业的荣誉证书、牌匾以及因企业生产经营需要而办理的其他证照；③项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证。

第三条  公司所有的①、②类证件由综合办统一管理，第③类证件由项目办统一管理。各部门因工作需要新办的证件必须于领证之日起七日内将证件原件交至相应的管理部门。

第四条  因工作需要需使用证件复印件的，必须说明用途，经综合办主任批准后，必须在复印件上填写具体用途，注明再次复印无效，加盖公司印章，并在证件使用登记册上登记备案，注明具体用途和留存部门。

第五条  因工作需要确需使用证件原件的，必须经公司总经理批准同意，方可外借，证件外借必须办理外借手续，登记备案，注明用项，并留存复印件备用，证件交回时也要办理相关备案手续。若证件需交至有关部门且不能收回，则必须留存三份以上复印件，并在证件使用登记册上注明具体用途和留存部门。

第六条  使用证件的部门和当事人，应妥善保管证件，不得遗失。如证件遗失，应及时向综合办报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任，均由借用当事人或借用部门负责人承担和赔偿。

第九部分  合同管理制度

第一条  目的和依据

为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条  适用范围

本制度适用于公司及所属各企业与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、承揽合同、运输合同、资产转让合同、服务合同、保险合同等。

第三条  合同管理原则

合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。

第四条  保守商业秘密

管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。

第五条  合同管理职责

1、企业合同执行部门或企业的主要职责

①认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。

②制定、修订本公司合同管理制度，组织实施合同管理工作。

③审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。

④协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。

⑤做好合同统计、归档、保管工作。

⑥监督、检查本公司合同签订、履行情况。

⑦宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。

⑧依法处理本公司的合同纠纷。

⑨制止公司或个人利用合同进行违法活动。

⑩按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。

2、财务部门的主要职责

①加强与有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。

②做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。

③配合合同管理部门做好合同管理工作。

第六条  合同审签管理

1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。

2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。

3、合同应当采用书面形式，合同文本应当采用法律顾问指定的合同示范文本必须经有关会议审定；合同相对方提供的合同文本必须送交法律顾问审核或经有关会议审定。

4、所有合同都应按顺序由合同执行部门统一编号。

5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。

6、订立合同，必须完备合同条款。

7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分管经理、各部门负责人负责保管。

8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。

9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。

10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。

11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第七条  合同审签程序

1、签订合同前必须由法律顾问和合同执行部门严格审查对方当事人的主体资格以及其他相关资格。

2、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。

3、签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。

5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。

①名片；

②厂家介绍、产品介绍等资料；

③各类广告、宣传资料；

④各类通讯工具号码；

⑤对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。

6、合同承办人应将合同的副本一份及时送交公司财务和投融资部备案，作为财务部门收付款物的依据。

第八条  合同履行、变更和解除

1、合同履约管理

①法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同执行单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。

②在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要

及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

③接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。

④合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。

⑤凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。

2、合同的变更和解除

①对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。

②我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。

③发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向执行部门和公司法律顾问报告。

④我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

第九条  合同纠纷处理

1、合同纠纷管理

①为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。

②发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。

③合同承办部门、人员应配合好公司合同管理部门参加仲裁或诉讼。

④合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。

⑤合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。

⑥解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交合同管理部门备案。

2、合同纠纷处理程序

①发生合同纠纷，合同执行部门、人员应立即报告分管领导和公司领导、法律顾问，合同执行部门、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。

②在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。

③合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。

④向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。

第十条  合同资料管理

1、档案资料内容

下列资料可以作为合同档案：

①谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；

②对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；

③对方当事人履约能力证明资料复印件；

④方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；

⑤我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

⑥对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

⑦双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；

⑧登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

⑨合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

⑩标的验收记录；

⑪交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

2、合同资料归档、统计与管理

①公司所有合同都必须统一编号，由合同执行部门妥善保管。

②合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交合同管理部门。

第十一条  附则

1、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。

2、合同管理部门应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，由法律顾问确认或经会议审定后交综合办档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。

第十部分  保密制度 

第一条  保密范围

本公司秘密，是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的各种信息。保密是员工的重要行为准则，公司所有员工均有义务保护公司秘密，并制止他人窃取、泄露或者散发。公司秘密包括但不限于以下内容：技术秘密、商业秘密、经营管理信息和员工个人隐私。

1、技术秘密包括：我公司特有的各方面的知识、经验；独特的运作方式；公司购买或研发的享有独立知识产权的、不为外界所知悉的专有技术资料及所有研发过程的草稿、文件资料等技术信息及其各种形式的载体。

2、商业秘密包括：公司合作伙伴（渠道、经销商等）或第三方权利人要求我公司不得向第三人透漏的秘密,合作伙伴的地址、电话。公司的规划、方案、意向等经营活动中需要保密部分；涉及商业秘密的业务函电等；公司的资产负债、预算决算、资金调度等财务方面的秘密等。

3、经营管理信息：企业管理思路、各项内部制度、管理办法、企业文化、经营策略等。

4、员工个人隐私包括：员工人事档案、员工的薪金收入、股东持股比例、住宅电话、家庭成员等相关信息、其他员工生活中属于个人隐私的部分。

第二条  密级等级

公司对部分秘密划分密级管理，未划分密级的秘密同样属于本制度所陈的公司秘密。密级分为“绝密”和“机密”两级：公司的重要决策资料为绝密级；公司的规划、财务报表、统计资料、预决算报表、重要会议纪要、公司经营情况为机密级。

第三条  保密措施

1、属于公司秘密的文件、资料和物品由使用部门负责保密。

2、涉及公司秘密的文件和物品在产生时由产生部门负责保管，使用完后，均需交综合办公室档案专人统一保管，以电子形式保存的秘密必须进行加密处理。

3、各部门需要查阅、复制、摘抄、借出密级文件的，须先经以下权限审批：绝密级须经公司董事长批准；机密级须经产生该秘密的部门负责人和保管该秘密的部门负责人共同批准；其他秘密，须经保管该秘密的部门负责人批准。

4、密级文件使用必须建立使用登记记录。

5、密级文件的复制、摘抄件或借出使用完后，须在一个工作日内还给秘密保管部门。

6、以电子形式保存的密级文件不允许拷贝，各部门需复制、摘抄、借出的，只允许使用打印件、复印件。密级文件不得通过其他网络电子邮件传送功能进行传送，如确因工作原因需要通过网络传送秘密文件的，只能通过公司电子邮箱进行传送。

7、因公司经营需要向外提供公司密级文件的，应当事先经公司董事长批准。必要时还须与对方签订保密合同，约定保密内容。

8、公司与接触重要机密的员工以书面形式签订《保密协议》，包含以下主要条款：保密的内容和范围；保密合同双方的权利和义务；保密协议的期限；违约责任等。在保密协议有效期限内，员工应履行保密义务。

9、对高级员工实行“竞业限制”制度，限制管理人员、技术人员、财务人员等员工的以下行为：自行设立与本公司竞争的公司；在竞争企业中兼职；引诱企业中的其他员工辞职；在离职后，与公司进行竞争的其他行为。

10、涉及公司商业秘密的合作、交易合同或协议，均须设置“保密条款”，对合同对方增设保密义务。“保密条款”应当包含以下内容：明示合同所涉及的需要保密的商业秘密范围；合同对方以及合同对方的任何员工、代理人均受保密条款的约束；受约束的保密义务人在未经许可的情况下，不可将商业秘密透露给任何第三方或用于合同目的以外的用途；受约束的保密义务人不可将含有保密信息的资料、文件、实物等携带出保密区域；保密义务人不可在对外接受访问或者与任何第三方交流时涉及合同规定的商业秘密内容；不相关的员工不可接触或了解商业秘密；保密信息应当在协议终止后交还；保密期限在合同终止后仍然保持有效；违反保密义务的，应当承担明确的违约责任。

第四条  保密责任

1、员工不得探听与本职工作无关的秘密，员工不得向不承担保密义务的任何人披露公司的秘密。

2、严格遵守本公司保密制度，防止泄漏公司秘密；不得向他人泄漏公司秘密；非经公司书面同意，不得利用该秘密进行生产与经营活动。

3、不得允许或协助不承担保密义务的任何人使用公司的秘密。

4、如发现秘密被泄露，无论是否因为自己的原因泄露，都应当采取有效措施防止泄密进一步扩大，并及时向综合办公室报告。综合办公室应及时采取应对措施尽量消除泄密给公司造成的影响。

第五条  泄密处罚

1、违反本制度的规定，但未造成泄密的，对责任人处以500元以下罚款；

2、因个人过失造成泄密的，对责任人处以1000元罚款。如果因泄密给公司造成损失的，还须按以下标准对公司进行赔偿：

①赔偿金额为公司因泄密受到的实际经济损失；

②如果泄密是因员工出卖公司秘密造成的，或公司受到的损失难以计算的，赔偿金额为员工因泄密所获得的全部利益，或者以不低于秘密许可使用费的合理数额作为赔偿金额；

③公司因调查、处理泄密事件而支付的合理费用，应当包含在赔偿金额之内。

④对泄密的员工，公司有权与其随时解除劳动关系，并不支付任何经济补偿。

第十一部分  车辆管理和安全制度 

第一条  为了加强车辆及驾驶员管理，提高工作效率，特制定本制度。

第二条  车辆的使用和调度

（一）车辆的管理。公司业务用车由综合办统一管理调配。

（二）车辆的使用。车辆调配要保证公司主要领导用车；其他工作用车，需提前与综合办联系，综合办根据情况统一安排。节假日原则上不派车辆，确因公用车的需向主管领导汇报同意后方可派车辆。

（三）实行车辆外出审批制度。凡因公需用车到区域外的，必须填写《外出派车通知单》，由分管领导审批同意后方可出车。到外地出差的驾驶员报销车旅费须附《外出派车通知单》。

（四）严格按规定驾驶车辆。

1、驾驶员全权负责所驾驶车辆的安全，综合办因工作需要调派车辆和调整驾驶员外，驾驶员不得将车辆交给其他人员驾驶；不准用公司车辆进行驾驶技术学习。凡违反有关规定发生交通事故或者其他意外的，除追就当事人责任外，由当事人赔偿所有经济损失。

2、驾驶员见到《外出派车通知单》，方可出车，否则，驾驶员有权拒绝出车。如遇紧急事件无法按程序办理的可电话汇报主管领导同意后派车，事后补办手续。

3、驾驶员定期对车辆进行检查和日常保养，保持车辆清洁卫生，使车辆始终处于良好状态。

4、驾驶员要认真填写每天《行车日志》，综合办将定期不定期进行检查。

（五）严格按规定停放车辆，夜晚和节假日驾驶员要将车辆停放在指定地点，驾驶员未经批准擅自将车辆在非指定地点过夜导致车辆被盗的或车辆停放期间私自动用车辆导致脱岗的，由驾驶员承担所有责任，并按规定予以相应的处分和处罚。

第三条  车辆维修、燃油、保险及年审管理

（一）严格实行车辆定点维修、定点加油、专人负责制度。车辆出现故障时，驾驶员首先要自检自修，确需要更换配件或进厂维修，发生在本地的，需驾驶员会同维修人员现场确认，填写《车辆维修计划申请表》，报综合办负责人核准、分管领导填字同意后，方可维修。发生在外地的，驾驶员须电话向综合办负责人说明情况并汇报分管领导同意后进行修理，

司机要对维修情况进行登记。本地维修的车辆需到确定的厂家维修，综合办凭维修审批单和结算单，与维修厂家按期结算费用；异地维修费用由驾驶员暂行垫付，返回后按正常财务审批程序报销。未经同意而擅自到非定点修理厂维修，费用自行解决。

（二）车辆维修、保养期间，驾驶员应监督维修，详细了解更换、维修零部件的质量、件数；需要更换一般配件的，更换后驾驶员必须检查确认；需要更换大件和重要配件的，有办公室负责人事先与修理厂取得联系，对配件和匹配和价格进行询问，并到现场进行核实，报经分管领导同意后方可更换；驾驶员不准随意增加维修项目，未经同意增加的维修项目，费用自行解决。

（三）车辆燃油由综合办确定专人负责油卡管理和加油工作。每次加油或报销燃油发票由车辆管理人员逐次逐张登记，驾驶员签字确认。出差在外的车辆加油，由驾驶员凭发票在车辆管理人员处登记确认后按程序报销。

（四）综合办要对车辆维修及燃油情况建立台账，实行目标管理、单车核算，按月统计单车维修费、耗油费及行驶里数，报分管领导、主要领导审阅。

（五）车辆的牌照、证件、保险及审验，由综合办指派专人与驾驶人员一同办理。

第四条  车辆安全

（一）驾驶员安全责任

1、驾驶员必须认真学习国家法律、法规，自觉遵守执行《中华人民共和国道路交通法》、《道路交通安全法》等规章制度。

2、驾驶员要严格遵守交通法规，服从交通管理人员的指挥，务必做到安全驾驶、文明行车。

3、驾驶员要树立服务理念，保持良好的职业道德修养和服务态度，绝对服从单位调度，每次出车时都要做到主动、热情、耐心、周到、守时。

4、驾驶员要随时检查车辆性能，定期进行检查保养，对车辆存在的故障要早发现，早报告，早维修，保持车况良好，避免发生交通事故，保证派之即发，安全行驶。

（二）安全管理规定

1、为了保证车辆的安全行驶，对车辆应坚持出车前、行驶中和返回后的“三段检查”，杜绝故障车上路行驶。

2、驾驶员要严格遵守交通法规和车辆安全技术操作规程，工作期间不得饮酒，严禁酒后驾车；要保持良好的精神状态，保证充足的休息，不得疲劳驾驶；严格遵守行车规则，不准超速行驶、不准超载出车、不准带故障出车。

3、非出车期间车辆原则上停放在单位指定的停车位置，车辆外出要停放在有关部门规定的停车点，不得乱停乱放，停车后应关好车窗、锁好车门，防止车辆出现失窃或被损。

4、公司驾驶员以外的工作人员不得私自驾驶公务车辆，若遇特殊情况，确需驾驶公务车辆外出的，须经领导批准。

5、驾驶员应坚守工作岗位，按时出车，服从调度，上班时间要在办公室待岗，不得无故私自脱岗。

（ 三）责任追究

1、车辆一旦发生事故，驾驶员应及时采取措施防止事故扩大，同时向综合办及交警、保险等有关部门报告，不得擅自处理，严禁逃逸。如自行处理或逃逸造成的一切后果由驾驶员承担全部责任。

2、驾驶员发生严重违反交通法规、酒后驾车、疲劳驾驶、超速行驶、超载行车、私自出车、私自将车辆交于他人驾驶等现象，造成交通安全责任事故的，一切责任由驾驶员承担。

3、由于驾驶员使用不当违反车辆安全技术操作规程或疏于检查、保养，导致车辆损坏或机件故障，其维修费用由驾驶员承担。

4、由于驾驶员对车辆保管不善或未按规定停放等，发生车辆或配件失窃、车辆损坏的，驾驶员负责全额赔偿。

5、公司驾驶员以外的工作人员私自驾驶公务车辆，造成交通事故或车辆损毁、失窃、发生故障等，一切责任由驾车人负责。

6、对发生严重交通事故或严重违章造成恶劣影响的，在追究驾驶员相关责任后，临时工解除聘用合同。

7、对因交通违章造成的扣分、罚款，一律由驾驶员负责。